제3장 등기부 등
제1절 등기부와 인감부 및 신청서 기타 부속서류
제13조(등기기록의 편성) ① 등기기록은 그 종류에 따라 전산정보처리조직에 의하여 별지 제1호부터 제9호까지 양식의 각 란에 기록한 등기정보로 편성한다. 다만, 외국회사 등기기록은 대한민국에서 설립되는 같은 종류 또는 가장 비슷한 회사의 등기기록의 예에 의하여 편성한다.
② 별지 제8호 양식 중 전환사채란, 신주인수권부사채란, 이익참가부사채란, 그 밖의 법령에 정한 사채란은 발행하는 각 사채별로 편성한다.
제14조(등기부 등의 보관과 관리) ① 법 제11조제3항에서 규정한 등기부(폐쇄등기부를 포함한다. 이하 같다)와 전자문서(「전자서명법」 제2조의 전자문서를 말한다. 이하 같다)로 작성된 신청서 기타 부속서류는 중앙관리소에서 보관하고 관리한다.
② 법 제12조의 등기부부본자료는 전산정보처리조직으로 작성하여 법원행정처장이 지정하는 장소에 보관하여야 한다.
제15조(인감부) ① 법 제16조 및 제25조에 따라 제출된 인감 및 인감제출자에 관한 정보는 보조기억장치(자기디스크, 자기테이프 그 밖에 이와 비슷한 방법으로 일정한 사항을 기록하고 보관할 수 있는 전자적 정보저장매체를 말한다. 이하 같다)에 기록한다(이하 위 보조기억장치에 기록된 자료를 "인감부"라 한다).
② 인감부는 영구히 보존하여야 한다.
③ 인감부의 보관과 관리에 관하여는 제14조를 준용한다.
제16조(등기부등 복구 등의 처분명령에 관한 권한 위임) ① 대법원장은 법 제13조제2항에 따라 등기부(인감부를 포함한다. 이하 이 절에서 "등기부등"이라 한다)의 손상방지 또는 손상된 등기부등 복구 등의 처분명령에 관한 권한을 법원행정처장에게 위임한다.
② 대법원장은 법 제14조제2항에 따라 전자문서로 작성된 신청서 기타 부속서류의 손상방지 등의 처분명령에 관한 권한은 법원행정처장에게, 종이 형태의 신청서 기타 부속서류의 멸실방지 등의 처분명령에 관한 권한은 지방법원장(등기소의 사무를 지원장이 관장하는 경우에는 지원장을 말한다. 제64조를 제외하고는 이하 같다)에게 위임한다.
제17조(등기부등의 손상과 복구) ① 등기부등의 전부 또는 일부가 손상되거나 손상될 우려가 있을 때에는 전산운영책임관은 지체 없이 그 상황을 조사한 후 처리방법을 법원행정처장에게 보고하여야 한다.
② 등기부등의 전부 또는 일부가 손상된 경우에 전산운영책임관은 제14조제2항의 등기부부본자료에 의하여 그 등기부등을 복구하여야 한다.
③ 제2항에 따라 등기부등을 복구한 경우에 전산운영책임관은 지체 없이 그 경과를 법원행정처장에게 보고하여야 한다.
제18조(신청서 기타 부속서류의 손상 등 방지) ① 전자문서로 작성된 신청서 기타 부속서류의 전부 또는 일부가 손상되거나 손상될 우려가 있을 때에는 제17조를 준용한다.
② 종이 형태의 신청서 기타 부속서류가 멸실되거나 멸실될 우려가 있을 때에는 등기관은 지체 없이 그 상황을 조사한 후 처리방법을 지방법원장에게 보고하여야 한다.
제19조(비상이동) ① 전쟁 또는 천재지변 그 밖에 이에 준하는 사태를 피하기 위하여 중앙관리소에서 보관하는 등기부등 및 전자문서로 작성된 신청서 기타 부속서류를 그 장소 밖으로 옮긴 경우에는 지체 없이 그 사실을 법원행정처장에게 보고하여야 한다.
② 전쟁 또는 천재지변 그 밖에 이에 준하는 사태를 피하기 위하여 등기소에서 보관하는 종이 형태의 신청서 기타 부속서류를 그 장소 밖으로 옮긴 경우에는 지체 없이 그 사실을 지방법원장에게 보고하여야 한다.
제20조(신청서 기타 부속서류의 송부) ① 법원으로부터 신청서 기타 부속서류에 대한 명령 또는 촉탁이 있는 경우에 등기관은 대법원예규에서 정하는 바에 따라 해당 서류를 송부하여야 한다.
② 제1항의 서류가 전자문서로 작성된 경우에는 해당 문서를 출력한 후 인증하여 송부하거나 전자문서로 송부한다.
제21조(신청정보 등의 보존) 법 제24조제1항제2호에 따라 등기가 이루어지거나 등기신청이 취하된 경우에 그 신청정보와 첨부정보 및 취하정보는 보조기억장치에 저장하여 보존하여야 한다.
제2절 등기에 관한 장부
제22조(장부의 비치) ① 등기소에는 다음 각 호의 장부를 갖추어 두어야 한다.
1. 상업등기신청서 접수장
2. 기타문서 접수장
3. 결정원본 편철장
4. 이의신청서류 편철장
5. 전자증명서발급신청서류 등 편철장
6. 사용자등록신청서류 등 편철장
7. 신청서 기타 부속서류 편철장
8. 인감신고서류 등 편철장
9. 인감카드발급신청서류 등 편철장
10. 열람신청서류 편철장
11. 신청서 기타 부속서류 송부부
12. 각종 통지부
13. 그 밖에 대법원예규로 정하는 장부
② 제1항의 장부는 매년 별책으로 하여야 한다. 다만, 필요에 따라 분책할 수 있다.
③ 제1항의 장부는 전자적으로 작성할 수 있다.
제23조(상업등기신청서 접수장) ① 상업등기신청서 접수장에는 다음 각 호의 사항을 기록하여야 한다.
1. 등기의 목적
2. 신청인의 성명 또는 상호(또는 명칭)
3. 접수연월일과 접수번호
4. 대리인의 성명 및 자격
5. 등기신청수수료, 등록면허세액
② 제1항제3호의 접수번호는 매년 새로 부여하여야 한다.
제24조(신청서 기타 부속서류 편철장) 등기사건의 신청서 기타 부속서류는 접수번호의 순서에 따라 신청서 기타 부속서류 편철장에 편철하여야 한다.
제25조(장부의 보존기간) ① 등기소에 갖추어 두어야 할 장부의 보존기간은 다음 각 호와 같다.
1. 상업등기신청서 접수장 : 5년
2. 기타문서 접수장 : 10년
3. 결정원본 편철장 : 10년
4. 이의신청서류 편철장 : 10년
5. 전자증명서발급신청서류 등 편철장 : 10년
6. 사용자등록신청서류 등 편철장 : 10년
7. 신청서 기타 부속서류 편철장 : 5년
8. 인감신고서류 등 편철장 : 5년
9. 인감카드발급신청서류 등 편철장 : 3년
10. 열람신청서류 편철장 : 1년
11. 신청서 기타 부속서류 송부부 : 5년
12. 각종 통지부 : 1년
② 장부의 보존기간은 해당 연도의 다음 해부터 기산한다.
③ 보존기간이 만료된 종이 형태의 장부 또는 서류는 지방법원장의 인가를 받아 보존기간이 만료되는 해의 다음 해 3월말까지 폐기한다.
- 등기기록은 별지 양식으로 편성하며, 특히 그 밖의 법령에 정한 사채가 등기능력이 있는 사채인 경우 제8호의 양식에 그 법령에서 정한 사채의 이름으로 편성하여야 함
- 등기정보관리소를 두지 않고 법원행정처에 중앙관리소만을 두고 등기부를 분당전산정보센터에서 보관하고 있음
- 이 정보는 대전전산정보센터에 보관하고 있고 등기부와 동일하게 관리하고 있음
- 인감부를 장부의 보존기간에 관한 규정에서 이를 삭제하고 영구히 보존하는 것으로 규정
- 등기소의 사무를 지원장이 관장하는 경우에는 지원장을 포함하게 하여 부동산등기규칙과 동일한 내용으로 정비
- 손상방지 등의 처분명령에 관한 권한은 전자문서인 경우에는 법원행정처장에게, 종이 형태의 문서인 경우에는 지방법원장에게 각각 위임할 수 있음
- 전자문서로 작성된 신청서 기타 부속서류의 손상 등의 경우에는 전산운영책임관은 지체 없이 그 상황을 조사한 후 처리방법과 그 처리 결과를 법원행정처장에게 보고하여야 하고, 종이 형태의 신청서 기타 부속서류의 멸실 등의 경우에는 등기관이 지체 없이 처리방법과 그 결과를 지방법원장에게 보고하여야 함
- 등기부등 및 전자문서로 작성된 신청서 기타 부속서류는 전산운영책임관이 관리하므로 전쟁 등의 사태를 피하기 위하여 등기부 등을 이동시킨 경우 지체 없이 법원행정처장에게 보고하여야 하고, 종이형태의 신청서 기타 부속서류에 대해서는 등기관이 사후에 지방법원장에게 보고하여야 함
- 법원으로부터 종이 형태의 신청서 기타 부속서류에 대해 송부명령 또는 촉탁을 받았을 경우에 관련 부분만을 송부하고, 전자문서인 경우에는 문서를 출력한 후 인증하여 송부
- 전산정보처리조직에 의하여 등기신청을 한 경우 그 신청정보 및 첨부정보는 모두 전자문서로 작성되어 있어, 정보 그 자체를 보조기억장치에 저장하여 보존하도록 하였다. 전산정보처리조직을 이용하여 등기신청을 취하하는 경우에도 같은 이유로 그 정보 그 자체를 보조기억장치에 저장하여 보존하도록 함
- 등기소에서 갖추어야 하는 12가지 장부를 예시하였다. 장부는 별책으로 하여야 하나 필요에 따라 분책할 수 있고, 전자적으로 작성할 수도 있음
- 접수연월일과 접수번호의 기록만으로 해당 접수사건의 특정이 가능하다는 점 등을 비추어 볼 때 접수시각이 기록될 필요성도 없으므로, 부동산등기신청서 접수장과 동일하게 접수연월일까지 기록하는 것으로 함
- 실무상 취하서가 신청서 기타 부속서류 편철장에 편철하고 있음을 반영하여 이를 추가
- 등기소에 갖추어야 할 장부의 보존기간과 종이 형태의 장부 또는 서류의 폐기절차에 관한 규정
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